Avis de confidentialité des résidents

Nous nous engageons à respecter votre vie privée. Cet avis de confidentialité a pour but d’expliquer comment nous pouvons utiliser les informations personnelles que nous collectons et utilisons avant, pendant et après la période au cours de laquelle nous avons effectué des travaux dans votre propriété.

Cet avis s’applique aux personnes qui recherchent un bien immobilier, qui prennent des dispositions pour emménager dans un bien immobilier, qui occupent ou possèdent un bien immobilier qui a été construit, rénové, modifié ou entretenu par ou pour nous. Cet avis s’applique également aux personnes qui travaillent pour une organisation qui fait les mêmes choses. Cette notice ne fait partie d’aucun contrat relatif au bien que vous acceptez de louer ou que vous occupez, ni d’aucun contrat de l’organisation pour laquelle vous travaillez.

Les références à nous, notre ou nos dans le présent avis de confidentialité concernent le groupe United Living (c’est-à-dire United Living Group Limited et chacune de ses filiales directes et indirectes, qui opèrent sous la marque « United Living »). Les détails de nos principales entités commerciales sont les suivants :

Notre délégué à la protection des données (DPD) est responsable du respect de la protection des données au sein de notre organisation. Si vous avez des questions sur le présent avis de confidentialité ou sur la manière dont nous traitons vos informations personnelles, veuillez contacter le délégué à la protection des données. Vous trouverez ses coordonnées dans la section « Nous contacter » à la fin du présent avis de confidentialité.

Aux fins du présent avis de confidentialité, le responsable du traitement est la partie concernée du United Living Group qui effectue ou a effectué des travaux dans votre propriété et qui traite vos données à caractère personnel.

1. INFORMATIONS PERSONNELLES

Lorsque vous interagissez avec nous dans le cadre des travaux de votre propriété ou d’une transaction immobilière, vous pouvez nous fournir ou nous pouvons obtenir des informations personnelles à votre sujet, telles que des informations concernant :

• les coordonnées et identifiants personnels et professionnels tels que le titre, le nom, les adresses, les numéros de téléphone et les adresses électroniques, les coordonnées d’urgence, les membres de la famille, les personnes de référence, la date de naissance, le sexe, les détails de la disponibilité ;
• les membres de votre famille ou les personnes qui vivent avec vous ou qui s’occupent de vous, les personnes qui s’occupent de vos affaires ;
• l’état de votre propriété actuelle ; et lorsque nous effectuons des travaux pour des personnes qui sont propriétaires de leur logement et qui paient pour ces travaux, les informations relatives au compte bancaire ;
• les détails de votre propriété (y compris les études d’état (photographiques ou autres)), les options choisies, les paiements que nous vous faisons/recevons de votre part et d’autres informations associées, les registres des services publics pertinents, les décisions prises par vous ;
• lorsqu’une demande d’accès à un sujet est faite et que nous devons confirmer votre identité, des documents d’identification et des informations tels que passeport, factures de services publics, cartes d’identité, signature, etc ;
• les conseillers que vous avez désignés, y compris les avocats et les géomètres ;
• les demandes de renseignements, les plaintes, la correspondance et les autres communications avec vous, y compris les SMS, MMS et autres communications électroniques ;
• les vidéos, photographies et enregistrements audio que vous ou d’autres personnes prenez et nous fournissez ou que nous prenons nous-mêmes de vous ou de votre domicile ; et
• des photos où vous/votre maison figure dans notre matériel de marketing.

2. CATÉGORIES PARTICULIÈRES D’INFORMATIONS À CARACTÈRE PERSONNEL ET INFORMATIONS RELATIVES AU CASIER JUDICIAIRE

Nous pouvons collecter, stocker et utiliser l’une des « catégories spéciales » suivantes d’informations personnelles plus sensibles vous concernant :

• des informations sur votre race ou votre appartenance ethnique et vos croyances religieuses ; et
• les informations relatives à votre santé, y compris tout état pathologique, les dossiers de santé et de maladie, les dossiers médicaux et les informations sur les professionnels de la santé et les informations sur les handicaps.

Si nous recueillons des informations personnelles appartenant à une catégorie particulière, nous ne nous appuyons pas actuellement sur le consentement comme base de traitement de ces informations.

Nous ne collecterons, ne stockerons et n’utiliserons pas non plus d’informations relatives à votre casier judiciaire. Si nous recueillons des informations relatives au casier judiciaire, nous ne nous basons pas actuellement sur le consentement comme base de traitement des informations relatives au casier judiciaire.

3. OÙ NOUS COLLECTONS VOS INFORMATIONS

Nous collectons des informations personnelles à partir d’un certain nombre de sources. Il s’agit notamment des sources suivantes :

• Directement de vous: de vous-même, lorsque vous indiquez que vous souhaitez obtenir des informations, assister à nos événements, remplir des formulaires que nous vous fournissons, utiliser notre site web/autres plateformes de médias sociaux, participer à nos concours et promotions, faire une réclamation, déposer une plainte, nous contacter par téléphone, par e-mail ou communiquer avec nous directement d’une autre manière ;
• Les tiers autorisés par vous; votre propriétaire, le constructeur de maisons qui vous a vendu votre bien, un membre de votre famille, un soignant ou une autre personne autorisée par vous ;
• Notre site web: nous fournit des informations sur la manière dont vous l’utilisez et sur les appareils que vous utilisez pour vous connecter à notre site web ;
• Fournisseurs d’informations: il peut s’agir des autorités locales, du cadastre et d’autres plateformes web ;
• Journalistes ou autres enquêteurs: ils peuvent nous fournir des détails ou faire des recherches sur vous ou sur des questions
  vous concernant ou nous concernant ;
• vos conseillers professionnels: avocats, géomètres, etc.
• Nos conseillers professionnels: avocats, comptables, consultants et géomètres.

Nous pouvons également collecter des informations personnelles supplémentaires pendant la période d’exécution des travaux dans votre propriété ou dans le cadre de vos relations et activités avec nous.

Si vous nous fournissez des informations sur les membres de votre famille, les personnes qui s’occupent d’eux et les personnes à contacter en cas d’urgence, ces personnes ont le droit de connaître et d’être informées des informations personnelles que nous détenons à leur sujet, de la manière dont nous les recueillons et de la manière dont nous les utilisons et les partageons éventuellement. Veuillez partager cet avis de confidentialité avec ceux d’entre eux que vous jugez suffisamment matures pour le comprendre. Ils ont également les mêmes droits que ceux énoncés dans la section « Vos droits en matière d’informations personnelles » ci-dessous.

4. UTILISATION DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Le tableau ci-dessous décrit les principales finalités pour lesquelles nous traitons vos informations personnelles, les catégories d’informations concernées et la base légale sur laquelle nous nous appuyons pour le faire. Tous ces éléments peuvent ne pas s’appliquer à vous, selon que nous effectuons uniquement des travaux dans votre propriété ou que nous participons à une transaction immobilière.

Pour certaines de vos informations personnelles, vous aurez une obligation légale, contractuelle ou autre de nous les fournir. Si vous ne nous fournissez pas les informations personnelles demandées, nous pourrions ne pas être en mesure d’effectuer des travaux dans votre propriété ou d’exécuter correctement notre contrat avec vous ou notre contrat avec votre propriétaire/constructeur de maison ou de nous conformer aux obligations légales.

Vous devez savoir que l’acceptation de toute demande de consentement de notre part n’est pas une condition de tout contrat avec nous et que nous ne nous appuyons généralement pas sur le consentement pour traiter vos informations à caractère personnel. Toutefois, si nous vous avons demandé votre consentement et que vous nous avez donné votre accord pour utiliser vos informations personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment, ce que vous pouvez faire en nous contactant de la manière décrite dans la section « Nous contacter » ci-dessous.

Veuillez toutefois noter que le retrait de votre consentement n’affectera pas l’utilisation des données faite avant que vous ne retiriez votre consentement et nous pourrons toujours être autorisés à détenir et à traiter les informations personnelles pertinentes dans la mesure où nous avons le droit de le faire sur des bases autres que votre consentement. Le retrait du consentement peut également avoir les mêmes effets que le fait de ne pas fournir l’information en premier lieu, par exemple nous pourrions ne plus être en mesure de mener certaines activités. Actuellement, nous ne nous appuyons pas sur le consentement pour traiter vos informations personnelles.

5. DIVULGATION DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous partageons des informations personnelles avec les parties suivantes :

• Sociétés appartenant au même groupe de sociétés que nous: dans le but de vous fournir un service ;
• Toute partie approuvée par vous: par exemple, des conseillers juridiques, votre famille, un soignant ou l’organisation pour laquelle vous travaillez ;
• Votre propriétaire ou constructeur de maison;
• Autres prestataires de services pour notre entreprise et nos conseillers: sous-traitants, fournisseurs, prestataires de services en dehors des heures de travail, sociétés de sécurité, agences de relations publiques, banques, conseillers professionnels, y compris conseillers juridiques, assureurs et agents, services administratifs et informatiques. Tous nos prestataires de services tiers et autres entités du groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos informations personnelles ;
• Fournisseurs de garantie: tels que les fournisseurs de garantie en relation avec votre propriété et/ou les accessoires et installations de la propriété ;
• Lorsqu’il s’agit d’une nouvelle construction, les fournisseurs de services publics et les autorités fiscales locales: par exemple, l’eau, l’électricité, le gaz, le téléphone, l’internet/la bande passante et l’autorité fiscale locale concernée ;
• Acheteurs de notre entreprise: acheteurs ou acheteurs potentiels auxquels nous vendons ou négocions la vente de notre entreprise ;
• Le gouvernement, les organismes gouvernementaux ou nos régulateurs: lorsque nous sommes tenus de le faire en vertu de la loi ou pour contribuer à leurs enquêtes ou initiatives, par exemple HMRC ou l’Information Commissioner’s Office (bureau du commissaire à l’information) ;
• Services de police, d’application de la loi et de sécurité: pour contribuer à l’enquête et à la prévention de la criminalité et à la protection de la sécurité nationale ;

Nous ne divulguons pas d’informations personnelles à d’autres personnes que celles mentionnées ci-dessus, sauf si nous avons votre consentement ou si nous sommes légalement obligés de le faire. Nous ne vendons pas vos données et ne faisons pas de marketing auprès de vous.

6. LE TRANSFERT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL AU NIVEAU INTERNATIONAL

Les informations personnelles que nous recueillons à votre sujet ne sont pas transférées ou stockées dans des pays situés en dehors du Royaume-Uni ou de l’Union européenne, sauf dans les cas prévus dans la présente section.

Notre personnel et les autres personnes travaillant pour nous peuvent, dans des circonstances limitées, accéder à des informations personnelles en dehors du Royaume-Uni et de l’Union européenne s’ils sont en vacances à l’étranger en dehors du Royaume-Uni ou de l’Union européenne. Dans ce cas, ils utiliseront nos mesures de sécurité et seront soumis à leurs accords avec nous, qui sont soumis au droit anglais et aux mêmes protections juridiques que celles qui s’appliqueraient à l’accès aux données personnelles au Royaume-Uni.

Dans certaines circonstances, les personnes à qui nous pouvons divulguer des informations personnelles, comme indiqué dans la section « Divulgation de vos informations personnelles » ci-dessus, peuvent être situées en dehors du Royaume-Uni et de l’Union européenne. Dans ce cas, nous imposerons toutes les protections requises par la loi pour les informations personnelles avant qu’elles ne soient divulguées.

Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur les dispositions relatives à l’un des points ci-dessus, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans la section « Nous contacter » ci-dessous.

7. DURÉE DE CONSERVATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

La durée de conservation de vos informations personnelles varie en fonction du type d’informations et de la raison pour laquelle nous les avons recueillies auprès de vous. Toutefois, dans certains cas, les informations personnelles peuvent être conservées à long terme, par exemple les informations personnelles que nous devons conserver à des fins juridiques seront normalement conservées conformément aux pratiques commerciales habituelles et aux exigences réglementaires. En règle générale, lorsqu’il n’y a pas d’obligation légale, nous conservons tous les documents physiques et électroniques comme indiqué ci-dessous :

• Les dossiers juridiques relatifs aux travaux effectués sur votre propriété seront conservés pendant environ 15 ans après la fin du projet
  .

Il est important de veiller à ce que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour, et vous devez nous informer de tout changement, par exemple si vous changez d’adresse, de numéro de téléphone ou d’adresse électronique. Pour nous informer, contactez notre administrateur ou votre agent de liaison des résidents / agent de liaison des locataires / gestionnaire de site.

8. VOS DROITS EN MATIÈRE D’INFORMATIONS PERSONNELLES

Vous disposez des droits suivants en ce qui concerne vos informations personnelles :

• le droit d’être informé de la manière dont vos données personnelles sont utilisées ;
• le droit d’accéder aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet ;
• le droit de demander la correction des informations personnelles inexactes que nous détenons à votre sujet ;
• le droit de demander l’effacement de vos informations personnelles dans certaines circonstances limitées ;
• le droit de restreindre le traitement de vos données personnelles lorsque certaines conditions sont remplies ;
• le droit de s’opposer au traitement de vos données personnelles ;
• le droit de demander que nous transférions des éléments de vos données à vous-même ou à un autre fournisseur de services ; et
• le droit de s’opposer à certains processus de prise de décision automatisée utilisant vos informations personnelles

Vous devez noter que certains de ces droits, par exemple le droit de nous demander de transférer vos données à un autre fournisseur de services ou le droit de s’opposer à la prise de décision automatisée, peuvent ne pas s’appliquer car ils ont des exigences et des exemptions spécifiques qui s’appliquent à eux et ils peuvent ne pas s’appliquer aux informations personnelles que nous enregistrons et stockons. Par exemple, nous n’utilisons pas la prise de décision automatisée en ce qui concerne vos données personnelles. Toutefois, certaines ne sont assorties d’aucune condition, de sorte que votre droit de retirer votre consentement ou de vous opposer au traitement à des fins de marketing direct sont des droits absolus.

Bien que cet avis de confidentialité présente un résumé général de vos droits légaux en matière d’informations personnelles, il s’agit d’un domaine juridique très complexe. Vous trouverez de plus amples informations sur vos droits légaux sur le site web du commissaire à l’information (Information Commissioner’s website) à l’adresse https://ico.org.uk/for-the-public/.

Pour exercer l’un des droits susmentionnés ou pour toute question relative à vos droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section« Nous contacter » ci-dessous.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous utilisons vos informations personnelles, vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’Information Commissioner’s Office (bureau du commissaire à l’information). Nous sommes là pour vous aider et vous encourageons à nous contacter pour résoudre votre plainte en premier lieu.

9. MODIFICATIONS DU PRÉSENT AVIS

Nous pouvons mettre à jour cet avis de confidentialité de temps à autre. Lorsque nous modifions cette notice de manière substantielle, nous mettons à jour la date de la version au bas de la page. En cas de modifications importantes, nous nous efforcerons de vous en avertir dans un délai raisonnable, à moins que nous n’en soyons empêchés. Lorsque la loi l’exige, nous vous demanderons votre consentement pour les changements dans la manière dont nous utilisons vos informations personnelles.

10. NOUS CONTACTER

En cas de demande ou de plainte concernant les informations personnelles que nous détenons à votre sujet, ou si vous souhaitez obtenir plus d’informations ou exercer vos droits, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données. Veuillez envoyer un courriel à l’adresse suivante dataprotection@unitedliving.co.uk/sng ou écrivez-nous à Data Protection Officer, United Living, 11-12 Parsons Road, Parsons Ind Est, Washington NE37 1HB.